ربما سمع الجميع عن الحاجة للتفكير في شؤونهم. من المعروف أن الناس الذين يستعدون بشكل شامل للعمل في المستقبل ، يحققون نتائج عظيمة. لكن هل التخطيط سهل؟ ما هي أساليبه وأدواته ومبادئه التي يجب معرفتها لمعرفة كيفية وصف المهام المطلوبة بشكل صحيح؟ ما هو التخطيط الاستراتيجي؟ ما هي أهميتها؟ كيف تختلف عن التقويم التكتيكي أو التشغيلي؟ هل من الضروري إتقانهم جميعًا؟ دعونا نتعرف على هذا الموضوع معا.
ما هو التخطيط؟
التخطيط هو تحديد الأهداف أو الأهداف ، مع التخصيص الأمثل للموارد التي ستكون مطلوبة لتحقيقها. كلما ازدادت صعوبة العمل ، زادت الحاجة إلى التدريب الجيد. والحقيقة هي أن أي عملية تحتاج إلى استخدام إمكانات بشرية ومصادر مادية ، وكذلك الوقت. وكلما تم التنبؤ بشكل صحيح أكثر قبل العمل ، ستحدث الخسائر الفارغة أثناء تنفيذها..
يبدأ تاريخ التخطيط في المجتمع القديم. العالم من حولنا هو الدورية. تعلم الرجل بسرعة التنبؤ بتغيرات الطقس ، وديناميات سكان الحيوانات البرية ، وحالة الغطاء النباتي. هذا جعل من الممكن التحضير للبذر أو الحصاد أو التجمع أو الصيد أو الصيد.
مع تطور المجتمع ، وظهور مهن جديدة ، والتخطيط استحوذت على أشكال أكثر تقدما. لقد لعب مظهر الكتابة دورًا كبيرًا في هذا ، ومعه إمكانية نقل كميات كبيرة من المعلومات إلى وسائل الإعلام الخارجية (الطين ، والبردي ، والورق ، والورق). ظهرت أنواع مختلفة من التخطيط ، والتي سيتم مناقشتها بشكل أكبر.
أنواع التخطيط
يمكن أن يستغرق الإعداد للعمل القادم مجموعة متنوعة من الأشكال أو المظاهر. كل هذا يتوقف على التواريخ ، والمجالات ، والأشياء المتوقعة ، وكذلك على النطاق والمحتوى والعمق والالتزام والأولوية والمحاسبة وتنسيق الإجراءات المتوقعة.
من حيث:
- على المدى الطويل - استراتيجية تطوير لمدة تزيد عن خمس سنوات.
- متوسطة المدى - الفترة الزمنية من سنة واحدة إلى 5 سنوات ؛
- مهام قصيرة الأجل - الحالية (حتى عام واحد).
من خلال المجالات:
- التسويق - يحدد الاستراتيجية العالمية للشركة ؛
- المالية - بحساب وظيفة "الرياضيات" ؛
- الإنتاج - توزيع المواد والموارد التقنية ؛
- البحث - يرسم الصورة الكبيرة
- فرد - يساعد على تبسيط حياة الشخص.
عن طريق الأشياء:
- التفكير من خلال الأهداف ؛
- التفكير من خلال الوسائل ؛
- التفكير من خلال فناني الأداء
- التفكير من خلال البرامج
- التفكير من خلال العمل.
حسب النطاق:
- عام - يأخذ في الاعتبار جميع المكونات.
- جزئي - يأخذ في الاعتبار الظروف الهامة.
وفقا لمضمون:
- الاستراتيجي - يجيب على السؤال "أين؟"
- التكتيكية - يعطي الجواب على السؤال "كيف؟"
- التقويم التشغيلي - لمعالجة القضايا الحالية ؛
- خطة العمل - تقييم شامل للعمل المقبل.
اعتمادا على العمق:
- التجميع - يحلل المعلمات العامة ؛
- تفصيلي - يعتبر كل التفاصيل الممكنة.
بالالتزام:
- إلزامي (توجيه) - ينطوي على التقيد الصارم بالمتطلبات ؛
- اختياري (إرشادي) - هو توصية.
اعتمادا على ترتيب التنفيذ:
- أمر - ينطوي على التنفيذ المتسلسل ؛
- غير عادي - إذا لزم الأمر ؛
- انزلاق - يحدد إمكانية التمديد.
حسب البيانات المحاسبية:
- إطار زمني واضح
- مرنة - وفقًا للظروف ؛
- مرونة شديدة - يجمع بين النوعين السابقين.
بالتنسيق في الوقت المناسب:
- في وقت واحد - إذا كانت هناك مرحلة واحدة ؛
- متسلسل - عندما يمكن تقسيم المشروع إلى مراحل منفصلة.
لا يعني وجود تصنيف موسع وجود اختلافات في المبادئ الأساسية. تم تشكيلها لأول مرة من قبل المنظر الشهير وممارس الإدارة هنري فايول ، واستكمل لاحقا من قبل أتباعه والأشخاص الذين لديهم نفس التفكير.
مبادئ التخطيط
يعتمد تخطيط الأعمال الفعال على المبادئ الأساسية التالية:
- الوحدة والاتساق ، مما يعني الأهداف المشتركة والترابط بين العناصر الفردية للشركة ؛
- أهمية التنسيق الأفقي للإجراءات والمشاريع بين الإدارات ؛
- شائعة ووحدة ناقل الحركة ، والتكامل المتبادل ؛
- المشاركة (إشراك جميع المشاركين في المشروع في العمل) ؛
- استمرارية التنفيذ والامتثال للحدود المؤقتة ؛
- المرونة التي تسمح بالتعديلات ؛
- وجود الاحتياطيات ، أي - فرص للمناورة ؛
- الدقة بسبب اللبس
- التعقيد ، والذي يتم التعبير عنه في فهم الصورة العامة ؛
- الكفاءة ، تحددها الزيادة في النتائج عن التكاليف ؛
- العقلانية في اختيار أفضل خيار ؛
- التناسب وتوازن الموارد
- العلمية - مع مراعاة إنجازات العلوم والتكنولوجيا الحديثة ؛
- التفاصيل التي تحدد عمق الفهم.
- البساطة والوضوح ، والسماح لتكييف المهمة إلى مستوى فهم لفنانين معينين ؛
عند مراقبة هذه المبادئ ، من الجدير أن نعرف أنها ليست نزوة بعيدة المنال ، ولكنها فرصة حقيقية لزيادة فعالية أي مشروع. خاصة إذا كانت أدوات إعداد الخطط صحيحة. دعونا نتحدث عنها أكثر.
أدوات التخطيط
في شكل معمم ، تعتبر أداة إنشاء الخطة هي أي وسيط تخزين يساعد على حفظ البيانات وإعادة إنتاجها. لفترة طويلة ، كانت الأدوات الرئيسية هي الورق والقلم (قلم رصاص). لقد سمح تطوير تكنولوجيا المعلومات بنقل التخطيط إلى العالم الرقمي ، وتوفير الوقت ، وتسهيل معالجة السجلات. ثم ظهر عدد كبير من تطبيقات الهاتف المحمول المثبتة على الهواتف الذكية. الهواتف المدمجة في الحجم ، هي دائما في متناول اليد. هذا يبسط إلى حد كبير تخطيط الحالات ، بما في ذلك المهام اليومية. تعمل التطبيقات على تحسين سير العمل ، حيث يتم إنشاؤها غالبًا باستخدام التقنية المناسبة لكتابة الخطط. سنتحدث عن ذلك في القسم التالي.
تكنولوجيا التخطيط
وصفًا لمفهوم "التخطيط" ذاته ، يتضمن تعريف هذه الكلمة توزيعًا رشيدًا للقوى والموارد. بدون إدخال التكنولوجيا اللازمة ، من المستحيل تحقيق ذلك.
يتضمن إعداد الخطة الخطوات التالية:
- تحليل خط الأساس - تقييم الموارد والبيئة الخارجية ، وفهم اتجاهات الشركة ، وتحديد المشاكل والتوقعات ، والاحتياطيات المحتملة ؛
- تعريف وتشكيل الهدف - المعلم الرئيسي للحركة على المدى القريب أو الطويل ؛
- خلق مفهوم التنمية - طرق لتحقيق الأهداف ، بما في ذلك التكنولوجيات اللازمة ؛
- التخطيط الاستراتيجي - تكافل للأفكار الأساسية مع الطرق الرئيسية لتنفيذها ؛
- التخطيط التكتيكي - تحديد الموارد اللازمة وتوزيعها الأمثل.
- الجدولة التشغيلية - وصف تدريجي لجميع الإجراءات ؛
- الموافقة على الخطة - الموافقة النهائية ، القبول للتنفيذ.
يبدأ التخطيط بتحليل وفهم قدراتهم ، وتحديد الأهداف وتحديد طرق التنفيذ. كثير من الناس لديهم الارتباك في تعريف التخطيط التكتيكي والاستراتيجي ، لذلك سوف ننتبه لهم.
ما الفرق بين التخطيط التكتيكي والاستراتيجي؟
تبدأ خلافاتهم مع العولمة في صنع القرار. من وجهة النظر الهرمية ، يعتبر التخطيط الاستراتيجي أساس كل شيء. الاستراتيجية تعني فهم الاتجاه الذي تتحرك فيه. في معظم الأحيان ، يتم اتخاذ مثل هذه القرارات على مستوى الإدارة العليا. التكتيكات هي مرحلة مساعدة يتم فيها الارتباط الأوسط للشركة. المهمة الأساسية للتخطيط التكتيكي هي تحديد طرق تحقيق الأهداف.
يشمل التفكير الاستراتيجي منظورًا طويل الأمد ، بينما ينطبق التفكير التكتيكي على مهام منتصف المدة أو على المدى القريب. إنها تختلف في درجة التفصيل. يمكن أن ينظر الاستراتيجى إلى الأمور على مستوى العالم ، بينما يجب على التكتيك الانتباه إلى كل تفاصيل الفكرة.
الشيء الرئيسي هو الالتزام بعمل مثل هذا الاتجاه - من نطاق واسع إلى خاص. يجب أن يأتي تخطيط وقت العمل من خلال فهم عالمي للرسالة والأهداف. لكن هذه المبادئ تنطبق في الحياة اليومية.
التخطيط اليومي
من أجل حياة متناغمة ، يحتاج الشخص للحفاظ على التوازن بين العمل والقضايا الداخلية والترفيه. إذا كان الكثير من الناس يفكرون في وقت العمل ، فإن كل ما يحدث خارج العمل غالباً ما يصبح فوضويًا. هذا خطأ ، لأن الانسجام لا يتحقق إلا في ترتيب الفضاء المحيط وأفكارك. من الصعب أن يكون اجتهادا في العمل ، مع عدم وجود النزاهة بشكل عام. إدارة الوقت هي مهارة مفيدة للغاية تساعد على الحفاظ على قوتك والحفاظ على الموارد. إذا كان الشخص يعاني من الفوضى في رأسه وعلى سطح المكتب ، فإنه يفقد الكثير من الطاقة في العثور على المعلومات الضرورية. يتم تحقيق النجاح بشكل رئيسي من قبل أولئك الذين يمكنهم تبسيط جميع شؤونهم.
من المستحسن التخطيط ليوم واحد من لحظة الاستيقاظ.، مع الأخذ في الاعتبار الميزات الفسيولوجية الخاصة بهم. بشكل عام ، يمكن القول أن ذروة النشاط الفكري تقع في الفترة من 10.00 إلى 12.00. الفاصل الزمني الثاني يبدأ في 14.00 ويستمر حوالي ساعتين. زادت القدرات البدنية بشكل ملحوظ بعد 17.00. ولكن من المستحسن لوقف الحمل حتى 18.30-19.00. هذا صحيح إذا كنا نتحدث عن الروتين اليومي.
ولكن على الإنسان أيضًا التخطيط لأسبوع ، وشهر ، وسنة ، وما إلى ذلك. هذا هو التخطيط الاستراتيجي ، الذي يدخل في التخطيط التكتيكي وينتهي يوميا. إذا كانت هناك استراتيجية عالمية ، فيجب تقسيمها إلى مهام يومية صغيرة يتم تنفيذها وفقًا لروتين يومي معين.
يجب ألا تعتبر التخطيط مضيعة للوقت. على العكس من ذلك ، فإنه يسمح لك بحفظ هذا المورد ، لأنه يحدد بوضوح الإطار الزمني لتنفيذ المهام الفردية. التدريب التمهيدي يجعل من السهل القيام بالمهمة ، وبالتالي تحرير وقت إضافي للنجاح والتطوير.
