في كثير من الأحيان يمكنك سماع كيف شخص ما يفتقر إلى الوقت. تمكنوا من القيام بكل شيء إذا كان هناك ساعتين أو ثلاث ساعات أكثر في يوم واحد. في الوقت نفسه ، هناك أشخاص يديرون مهامهم بهدوء ، حتى يتمكنوا من مساعدة الآخرين. لماذا؟ بعد كل شيء ، الأول والثاني في اليوم لمدة 24 ساعة. إجابات إدارة الوقت على هذا السؤال. ما هو؟ كيف تتعلم كيفية إدارة وقتك؟ هل هناك طرق فعالة تساعد على العيش بعقلانية والعمل بشكل منتج؟
ما هي إدارة الوقت؟
إدارة الوقت هي فن إدارة الوقت. ويشمل أساليب تحديد الأهداف والتخطيط والتحكم والدافع وتحديد الأولويات المناسبة. يمكنك اعتبار إدارة الوقت مجموعة كاملة من التقنيات التي تهدف إلى تحسين الكفاءة الشخصية. من المعتاد مناقشة أدوات إدارة الوقت ، ولكن طرق تحديد الأهداف ، والتحفيز ، والتفويض ، وما إلى ذلك.
في هيكل هذا التعليم تبرز أربع كتل رئيسيةالتي تشكل "سلم" إدارة الوقت ، على أساس المقارنة مع الرحلة:
- فعالية - يجيب على السؤال "كيف تذهب؟"
- التكنولوجيا - إعطاء فهم "ما الذي يجب القيام به؟"
- إستراتيجية - يساعد على التخطيط "إلى أين تذهب؟"
- فلسفة - يعطي معنى ، يجيب "لماذا تذهب؟"
خطة حياتك بشكل صحيح من الكتلة الرابعة "لماذا؟" إلى البند الأول "كيف؟"
هذه هي واحدة من النقاط الرئيسية لإدارة الوقت - لاختيار هدف عالمي. مزيد من فهم اتجاه تنفيذه. ثم تحديد آليات الإنجاز. فهم الأدوات اللازمة لتنفيذ جميع الخطوات المخطط لها.
إن المعنى الحقيقي لمثل هذه الصياغة للمشكلة هو ترشيد العمل ، لأن فعالية المشروع بأكمله تعتمد على الإعداد الصحيح للأهداف والتخطيط.
ظهور وتشكيل إدارة الوقت
ظهرت كلمة إدارة الوقت في السبعينات من القرن العشرين. وفقا للاعتقاد الشائع ، مؤلفها هو رجل أعمال من الدنمارك كلاوس مولر. وقدم دفتر ملاحظات "مدير الوقت" ، الذي أصبح النموذج الأولي للمنظم.
في شخص ، عندما ولدت أسس إدارة الوقت ، فإنه من المستحيل. يمكن القول أن محاولات السيطرة على الوقت الشخصي كانت مصنوعة في روما القديمة. أول مصدر مكتوب هو ملاحظات لوسيوس سينيكا موجهة إلى أحد الأرستقراطيين الرومان. أوصى بالمشاركة في محاسبة وقت الكتابة ، ومراقبة استخدامه ، وتقييم حياتك. وأشار سينيكا إلى الحاجة إلى تخطيط الأعمال ، وعرض القيام بذلك كل صباح. أيضا ، أكد الفيلسوف الروماني على أهمية تحديد الأولويات من أجل قضاء الوقت مع أقصى فائدة.
ربما ، استيعاب الوقت تشارك في الحضارات الأخرى من العصور القديمة ، لأن الناس في كل مكان واجهت نفس المهام والتحديات. في شكل أكثر حداثة ، ظهرت إدارة الوقت في منتصف القرن الثامن عشر وتم توقيتها لتطور الثورة الصناعية.. مع ظهور وانتشار النباتات والمصانع ، أصبحت العمالة البشرية أقل اعتمادًا على العوامل الطبيعية. لذلك ، من الممكن تبسيط تدفق العمل.
أفكار إدارة الوقت الخط الأحمر من خلال حياة العديد من الأشخاص البارزين. على سبيل المثال ، أشار الكاتب والباحث الإيطالي ليون باتيستا ألبيرتي ، الذي عاش في عصر النهضة ، في أعماله إلى أهمية إدارة الوقت. وركز على الحاجة إلى تبسيط الحالات ، وكذلك التخطيط اليومي. كان الإلهام الإيديولوجي "لمديري الوقت" في عصره إسحاق نيوتن ، الذي بنى بوضوح مبادئ بنية الكون. دفعت الأفكار التي اقترحها العديد من المعاصرين للتفكير في تبسيط حياتهم.
واحد من أبرز مؤيدي إدارة الوقت كان الفيلسوف الألماني عمانوئيل كانطالتي حسنت جدولها إلى درجة أن الجيران قاموا بفحص الساعة عليه.
سياسي أمريكي بنيامين فرانكلينالذي أعطى العالم العبارة المعروفة "الوقت هو المال" ، أبقى يوميات شخصية ، وبالتالي الوصول إلى مستويات كبيرة من ضبط النفس. شكلت توصيات فرانكلين البسيطة والفعالة أساس العديد من التدريبات الشعبية لإدارة الوقت.
دور هام في تطوير إدارة الوقت كان يلعبه مهندس أميركي. فريدريك تايلورالتي وضعت الأساس للإدارة الحديثة والتنظيم العلمي للعمل (NOT). تايلور ، كنظرية إدارية ، كان لها تأثير ملموس على زيادة الإنتاجية.
من المستحيل عدم تذكر الاقتصادي الإيطالي ويلفريدو باريتوالتي صاغت مبدأ إدارة الوقت الشهير في العالم "20:80". تم فك شفرتها بهذه الطريقة: 20٪ من الجهود تجلب 80٪ من النتيجة والعكس صحيح. إذا كنت تعرف هذا "العشرين" ، يمكنك زيادة الفعالية الشخصية بشكل ملحوظ.
ما لا يقل أهمية هو مساهمة الرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة. دوايت ديفيد ايزنهاور، والتي طورت طريقة مريحة للغاية لتحديد الأولويات ، تسمى "مصفوفة أيزنهاور". واقترح تقسيم جميع الحالات ، حسب أهميتها وإلحاحها. هناك أربعة أنواع من المهام:
- مهم ، عاجل
- مهم ، ليس عاجلاً ،
- غير مهم ، عاجل
- ليس مهمًا ، ليس عاجلاً.
مع إيلاء الاهتمام إلى النوعين الأولين ، وتجنب الثالث أو الرابع ، سيتعلم الشخص كيفية استخدام وقته بشكل أكثر كفاءة.
بمرور الوقت ، بدأت التدفقات الزمنية لإدارة الوقت في الظهور. على سبيل المثال ، إدارة الوقت للنساء ، للرجال ، لرجال الأعمال ، للطلاب ، لتلاميذ المدارس ، إلخ.
الكتاب المشهورون لإدارة الوقت في القرن الحادي والعشرين: براين تريسي ، ديفيد آلين ، ستيفن كوفي ، آلان لاكيان ، دان كينيدي ، كيري غليسون ، السير ريتشارد برانسون ، ديف كرينشو ، بيتر بريجمان ، أتول جاواندي وغيرهم. مديري الوقت حول العالم. سنناقش الأفكار الرئيسية لهذا الاتجاه أكثر من ذلك.
أدوات إدارة الوقت
ترتبط المبادئ الأساسية لإدارة الوقت أساسًا بالمواضيع ذات الصلة:
- ضبط الهدف
- التخطيط؛
- تحديد الأولويات؛
- الدافع.
- الوفد.
وهي مترابطة منطقياً مع بعضها البعض ، مكملة الصورة العامة للاستخدام العقلاني للوقت.
إعداد الهدف
الهدف هو المعلم الرئيسي ، والذي يسمح لك بعدم الانحراف عن المسار المحدد. الإعداد الهدف هو الأطروحة الأساسية لإدارة الوقت ، مما يساعد على توقع مدخرات الوقت قبل بدء العمل.
في معظم الأحيان ، هناك طريقة لتحديد الأهداف تسمى SMART. هذا الاختصار يعني تحقيق المعايير التالية لاختيار الهدف:
- دقة (محددة) - فهم واضح للنتيجة المتوقعة ؛
- قابلة للقياس (قابلة للقياس) - تقييم كمي أو نوعي ؛
- قابلية الوصول (قابلة للتحقيق) - القدرة على أداء المهمة ؛
- ذات الصلة - الحاجة إلى التنفيذ ؛
- قيود الوقت - تعريف الإطار الزمني.
إذا كان هذا الهدف يتوافق مع مبدأ SMART ، فسيكون من الممكن تحقيقه بأكبر قدر ممكن من الجهد الاقتصادي.
تخطيط
أدى عدم وجود خطة أو استراتيجية إلى تدمير العديد من التعهدات الواعدة. بالإضافة إلى الوعي بالهدف ، ينبغي فهمه وما هي "الخطوات" اللازمة لتنفيذها. بالإضافة إلى ذلك ، من المستحسن التحكم في النتائج التي تم الحصول عليها.
تم اختراع العديد من طرق التخطيط ، ولكن في إدارة الوقت يعتبر واحد من الأكثر شعبية هو التخطيط المرن بشكل صارم. يوصى بالتخطيط لا أكثر من 60٪ من يومك ، مع ترك 40-50٪ من الجدول الزمني للحالات غير المتوقعة. من المستحسن تحديد أهم المهام ، مع وضع نوع من "الاحتياطي" لمجموعة متنوعة من القوة القاهرة. وبالتالي ، سيكون من الممكن تجنب العواطف السلبية من عدم الوفاء بخططك أو تعديلها. توفير راحة البال هو واحد من أولويات الإدارة العليا.
ترتيب الأولويات
الأولوية هي الترتيب الذي يتم تنفيذ العديد من المهام. وفقًا للقانون ، الذي يُطلق عليه "محفظة ميلر" ، يمكن لذاكرة الشخص أن تحتفظ بعناصر 7 ± 2. وهذا يعني أن الشخص العادي يمكنه بسهولة إدارة من 5 إلى 9 حالات مختلفة ، بما في ذلك الهوايات والمهام المنزلية. إذا كان أقل ، فسوف تصبح الحياة مملة ، وإذا كان أكثر من ذلك ، فلن يتمكن الدماغ من معالجة مجموعة كاملة من المعلومات. ولكن هناك قانون باريتو ، والذي تنص على أن 20 ٪ من الجهود تجلب 80 ٪ من النتيجة والعكس صحيح. يتيح لك اختيار الأولويات التركيز على الأنشطة التي توفر أقصى تأثير.
واحدة من أفضل الممارسات لاختيار الأولويات هي "مصفوفة أيزنهاور" ، التي ورد ذكرها أعلاه في النص. من خلال تقسيم مهامك ، وفقًا لأهميتها وإلحاحها ، يمكنك بسهولة بناء تسلسل هرمي عن طريق اختيار المناطق الأكثر ملاءمةً وفعالية.
حافز
بدون الدافع المناسب ، تختفي الرغبة في العمل وتقلص إنتاجية العمل إلى الحد الأدنى. يجب أن يكون مدير الوقت قادرين على إلهام أنفسهم والآخرين. طريقة ممتازة للدافع هي "مبدأ الرسو". إنه ينطوي على مدح معين لأداء مهمة محددة.
على سبيل المثال ، يحب أحد الطلاب اللعب في وحدة التحكم ، ولكن ليس للقيام بالواجبات المنزلية. يمكن للوالدين التوقيع على عقد معه أنه في الفروض المنزلية ، وقال انه سوف تحصل على فرصة للعب. تدريجيا ، سوف يعتاد الطفل على حقيقة أن اللعبة يتبعها الدروس ، وبالتالي تطوير نوع من رد الفعل. وبالمثل ، يمكنك القيام به في حالة التحفيز الذاتي.
وفد
القدرة على تفويض (نقل) مهامهم إلى الآخرين ، من أجل توفير الوقت الشخصي ، هي مهارة مفيدة للغاية لأي مدير وقت. اتقانه ليست صعبة للغاية. الشيء الرئيسي هو تذكر 10 مبادئ أساسية للتفويض:
- تزويد المؤدي بالدعم اللازم ؛
- المسؤولية عن نتائج عمله.
- إبلاغ أولي عن الأمر ؛
- تورط فنان الأداء في العملية ؛
- وصف واضح للنتيجة المتوقعة ؛
- صياغة القواعد وقواعد العمل ؛
- الدافع من المؤدي ، دلالة على اهتماماته.
- تحديد الحقوق والواجبات ؛
- الرصد المنتظم في مراحل التنفيذ
- توقع الفشل المحتمل و "عودة" السلطة.
ويساعد الامتثال لهذه القواعد على تجنب العديد من "المزالق" في التفويض ، وأخطرها الحاجة إلى إعادة العمل.
يتضمن موضوع التفويض بشكل غير مباشر القدرة على قول "لا". بالإضافة إلى تعلم كيفية تحويل العمل الروتيني إلى الآخرين ، فمن المستحسن أن تكون قادرة على رفض إذا كانوا يحاولون القيام بذلك معك.
أساليب إدارة الوقت
بالإضافة إلى المعجم من المجالات ذات الصلة ، فإن إدارة الوقت لديها مصطلحات فريدة من نوعها ، بالإضافة إلى أساليب أصلية. أولا وقبل كل شيء ، تجدر الإشارة إلى مفهوم "chronophage" ، والنضال الذي يساعد على توفير قدر كبير من الوقت. Chronophagus يعني حرفيا "الآكل الوقت". هذه كلها عادات ، مواقف ، وحتى أشخاص يصرفوننا عن القيام بمهام مهمة حقا. وعلى النقيض من ذلك ، فهي تلبي "حراس الوقت" الذين يساعدون ، على العكس ، في إنقاذ هذا المورد القيِّم. بالمناسبة ، حتى المصطلح هو مصطلح "عصية إدارة الوقت" ، وهو ما يعني التحسين بالإضافة إلى وقته ، وكذلك الروتين اليومي للأشخاص المحيطين ، بما في ذلك العائلة والأصدقاء والموظفين ، وتحويلهم إلى "حارس وقت" حقيقي لهم.
من منهجية إدارة الوقت ، تسمى الطرق الشائعة "طريقة الطماطم" ، "طريقة الضفدع" ، "طريقة الفيل" ، "طريقة الجبن السويسرية" وغيرها الكثير. وآخرون.
طريقة الطماطم
بالإضافة إلى القدرة على العمل ، من المهم جداً التعلم والاسترخاء بشكل صحيح. لكن التوازن بين الحمل والانتعاش ليس من الممكن دائما تحقيقه. هذا أمر محفوف بتطور التعب. اقترح طالب بارع من إيطاليا ، فرانشيسكو سيريلو ، مقاربة أصلية تسمى "طريقة بومودورو". ويتكون من تقسيم العمل إلى فواصل زمنية مدتها 25 دقيقة ، والتي تتناوب مع فترات الراحة لمدة ثلاث دقائق - "الطماطم". بعد أربع دورات من هذا النوع ، يتم أخذ استراحة لمدة 15-30 دقيقة. هذه الطريقة تسمح لك بالحفاظ على الأداء والحماس لفترة أطول.
طريقة الضفدع
في أوروبا ، هناك تعبير "أكل الضفدع على الفطور." هذا يعني ما يلي. إذا كنت تقوم بأكثر الأعمال غير السارة في الصباح ، الضفدع ، فسوف تمتلئ بقية اليوم بالمشاعر الإيجابية. تهدف طريقة إدارة الوقت هذه إلى الحد من التوتر وتطبيع الخلفية العاطفية والإغاثة النفسية للشخص.
طريقة الفيل
تحت "فيل" في إدارة الوقت ينطوي على مهمة كبيرة وغير مريحة. لأداء هذه المهمة ، في البداية ، يجب أن تقسم إلى مهام فرعية ، وهذا هو - "قطع الفيل في شرائح اللحم". على سبيل المثال ، إذا كان من الضروري إجراء إصلاحات في شقة ، يمكن تقسيم "الفيل" إلى مطبخ وحمام وشرفة وغرفة معيشة وغرفة نوم. هم ، بدورهم ، "انقسام" على الجانب الأيسر أو الأيمن ، إلخ.
طريقة الجبن السويسري
أسلوب آخر لمكافحة "الفيلة" ، ولكن هذه المرة ، من دون نظام صارم. إذا كان شخص ما يواجه مهمة واسعة النطاق ، لا يعرف أي جانب "يقترب" منها ، يجب أن تتعلم من فأر يقضم قطع الجبن بترتيب عشوائي. تدريجيا ، الجبن "ذوبان" على العيون ، تتحول إلى مهمة تتناسب مع قدرات المؤدي.
تتضمن إدارة الوقت العديد من المناطق المترابطة. ليس من الممكن إتقان كامل ترسانة أساليبه ، ولكن يمكن للجميع تنفيذ بعض مبادئ الإدارة على الأقل في حياتهم. إذا قمت بذلك دون تعصب ، دون تحويل نفسك إلى روبوت ، فإن مثل هذا التمرين سيكون مفيدًا ، مما يساعد دائمًا على إيجاد وقت للعمل والحياة الشخصية وتطوير الذات.
