في المفردات اليومية ، عبارة "كل شيء يسير وفق الخطة". هذا يعني أن كل شيء يحدث على النحو المنشود ، دون أدنى مفاجأة أو مفاجآت. لكن لماذا هذا مهم جدا؟ لماذا تحتاج إلى خطة عمل؟ ما هو؟ هل من الممكن تحقيق الأهداف دون ترتيب عمل محدد سلفا؟ هل هناك حاجة إلى خطة فقط لمهام العمل ، أم أنها لا يمكن تعويضها في الحياة؟ كيف تتعلم تخطيط وقتك؟ هل من الصعب أن تفعل؟ هل هناك تقنيات فعالة؟ نحن نخطط الدقائق العشر القادمة للتعرف على هذه المسألة.
ما هي الخطة؟
الخطة هي إجراء متعمد ضروري لتحقيق الأهداف المحددة ضمن المهلة الزمنية. باختصار ، يتكون إعداد الخطة من المكونات التالية:
- تحديد الأهداف - تحديد الأهداف ؛
- تصميم - برنامج عمل ؛
- تصميم متغير - اختيار العديد من الأفكار ؛
- الموعد النهائي - المواعيد النهائية
- تعريف الموارد - ما هو مطلوب ، مكان الحصول عليها ؛
- تحديد المؤدين - الذين سيقومون بالمهمة ؛
- تثبيت النتائج - صنع نموذج أو خطة أو مشروع.
على سبيل المثال ، تريد الشركة تسويق خط إنتاج جديد. كبداية ، قم بصياغة الهدف والأهداف. جعل اسكتشات من برنامج عمل مثالي ، وتحديد الاستراتيجية والتكتيكات. بعد ذلك ، حدد المواعيد النهائية للمهمة ، كل فقراتها الفرعية. بعد ذلك ، يبحثون عن الموارد الضرورية ، ومصادرهم ، ويحددون أيضًا مجالات مسؤولية فرادى الفنانين. وأخيرًا ، يسجلون أفكارًا على وسيط مادي (الورق أو المستند الرقمي) ، يبدأون في تنفيذها. يتم تبسيط هذا المخطط ، حيث توجد أنواع مختلفة من التخطيط. وينطوي تنفيذها على الوفاء ببعض المتطلبات الخاصة.
ما هي أنواع خطة الإعداد هناك؟
نمط التخطيط واسع النطاق ، ويختلف في النطاق والتوقيت والأشياء والمحتوى والعمق والالتزام والنظام والمحاسبة والمجالات وتنسيق قرارات التخطيط. في الواقع ، كل شيء بسيط للغاية ومنطقي. إذن ، الخطط هي:
- حسب النطاق:
- عام - تأخذ في الاعتبار كل تفاصيل المهمة.
- جزئي - وصف عناصر محددة.
- من حيث التنفيذ:
- على المدى الطويل - تتضمن إستراتيجية تطوير لمدة تزيد عن 5 سنوات.
- متوسطة المدى - تمتد من سنة إلى خمس سنوات ؛
- على المدى القصير - حل المشاكل الحالية (تصل إلى 1 سنة).
- عن طريق الأشياء:
- أهداف الخطة - تحديد الأهداف ؛
- خطة التمويل - تعريف الميزانية والمعدات ؛
- الخطة التنفيذية - تعيين المسؤول ؛
- خطة البرنامج - تطوير البرامج المناسبة ؛
- خطة العمل - فهم الجهد المطلوب.
- وفقا لمضمون:
- الخطة التكتيكية - شروط تحقيق الأهداف ؛
- الخطة الاستراتيجية - الاتجاه الرئيسي للعمل ؛
- خطة التقويم التشغيلي - المواصفة وتحديد المواعيد النهائية ؛
- خطة العمل - تمثل جميع المؤشرات التي تلعب دوراً في تحقيق الهدف.
- اعتمادا على العمق:
- مجمعة - تأخذ في الاعتبار المعلمات العامة ؛
- مفصل - حساب كل التفاصيل الممكنة.
- بالالتزام:
- إلزامي (توجيهي) - محدد بدقة ؛
- اختياري (إرشادي) - بالأحرى موصى به.
- اعتمادا على ترتيب التنفيذ:
- أمر - يتطلب التنفيذ المتسلسل ؛
- غير عادي - تظهر عند الضرورة ؛
- انزلاق - أقترح إمكانية التمديد.
- حسب البيانات المحاسبية:
- الخطط الصعبة - الامتثال الإلزامي لجميع اللوائح ؛
- خطط مرنة - القدرة على الانحراف عن مسار معين ؛
- خطط مرنة للغاية - مزيج من خطط مرنة وجامدة.
- حسب التطبيق:
- التسويق - تحديد الاستراتيجية العالمية للشركة ؛
- المالية - فهم المكون الاقتصادي.
- الإنتاج - توفير المواد والقاعدة التقنية ؛
- البحث - تشكيل المفهوم الأساسي ؛
- الفرد - هيكلة الأداء الشخصي.
- بالتنسيق في الوقت المناسب:
- الخطط المتزامنة - تتكون من مرحلة واحدة ؛
- خطط متسلسلة - تتم في حالة عملية طويلة تتكون من مراحل منفصلة.
في معظم الحالات ، تكون أنواع الخطط المدرجة شاملة ويمكن استخدامها للأغراض التجارية ولتحسين الفعالية الشخصية للشخص. على سبيل المثال ، يمكن استخدامها لتجميع خطة يومية. ما هو؟ دعونا نتحدث كذلك.
ما هي خطة اليوم؟
خطة اليوم - تسلسل مدروس من الإجراءات لليوم القادم. ينصح خبراء التخطيط بجعله مرتين. المرة الأولى - في المساء ، والثانية - في الصباح ، مع الأخذ بعين الاعتبار التغييرات المحتملة.
من الأفضل أن نضع في الاعتبار الخصائص الفسيولوجية للشخص ، لنأخذ في الاعتبار بيورهيثمس اليومية. على سبيل المثال ، يتم تنشيط نشاط الدماغ من حوالي 10.00 إلى 12.00. خلال هذه الفترة ، يمكنك جدولة المهام الأكثر أهمية.
مزيد من السقوط الطاقة. يجب إعادة تعبئته خلال الغداء. ثم ، من الضروري السماح للجسم بالاسترخاء ، والراحة. من حوالي 14.00 إلى 16.00 هناك إعادة تنشيط للنشاط الفكري والإبداعي. في هذا الوقت ، من المناسب عقد الاجتماعات أو تبادل الأفكار.
أقرب إلى 17.00 هناك قمة اللياقة البدنية. من المستحسن تكريس هذا الوقت للرياضة أو الأنشطة في الهواء الطلق. ثم يلي العشاء والاسترخاء.
من خلال فهم أكثر الفترات الزمنية إنتاجية ، من الأسهل رسم مهام مهمة في هذا الوقت من أجل القيام بها بكفاءة وفعالية قدر الإمكان.
طرق التخطيط
من بين مجموعة متنوعة من الخيارات لوضع الخطط ، هناك العديد من الخيارات الأكثر فعالية ، والتي يتم نشرها بشكل خاص من قبل مؤيدي إدارة الوقت:
- تخطيط ABC
- ايزنهاور ماتريكس.
- مخطط جانت
- تخطيط SMART
- تقنية GTD.
يمكن تطبيق هذه الطرق بشكل منفصل أو دمجها مع بعضها البعض. كل واحد منهم فعال في حل مشاكل معينة ، مع التركيز على جانب معين من التخطيط. على سبيل المثال ، اختيار الأولويات أو تحديد الأهداف أو ترتيب الطلبات.
تخطيط ABC
هذه الطريقة في إعداد الخطط قابلة للمقارنة جزئياً مع قاعدة باريتو ، حيث أن 20٪ من الجهود تجلب 80٪ من النتيجة والعكس صحيح. إذا تعلمت تحديد أكثر المناطق إنتاجية ، فإنها ستوفر "نصيب الأسد" من النجاح. لذا ، تعتمد منهجية ABC على تحديد الأولويات ، وفقًا لأهميتها:
- أ- أهم المهام (كقاعدة عامة ، لا يوجد أكثر من 15٪ منها ، لكنها تعطي حوالي 65٪ من النتيجة) ؛
- ب- الأمور ذات الأهمية المتوسطة (هناك حوالي 20٪ ، وفعالية تنفيذها هي 20٪) ؛
- ج- المهمات غير مهمة (تقدم 15٪ من النجاح عندما تملأ 65٪ من الوقت).
وبعد أن حدد الشخص جهوده ويركزها على أداء المهام من الفئة (أ) ، يزيد من كفاءة عمله أو عمله بشكل كبير ، لأنه يقضي وقتًا أقل في العمل غير المجدي.
ايزنهاور ماتريكس
التخطيط الفعال ، على أساس اختيار الأولويات ، والذي سمي على اسم القائد الأمريكي والرئيس الأمريكي دوايت ديفيد ايزنهاور. وفقا لهذه الطريقة ، يجب أن يتم تشكيل الخطط على أساس أهمية وإلحاحية الحالات. بيانياً ، يبدو وكأنه ربع مقسم إلى أربعة أجزاء:
- المهم ، المهام العاجلة - قطاع التنمية.
- المهم ، وليس المهام العاجلة - ساحة من الشؤون الضرورية ؛
- ليست مهمة ، والمهام العاجلة - منطقة "روتينية".
- ليست مهمة ، وليس المهام العاجلة - منطقة فقدان الوقت.
تشكل أول نقطتين منطقة للنمو والنجاح. الثالث والرابع يقود الناس إلى الروتين. لذلك ، من الأفضل تجنبها عند التخطيط ، إتقان القدرة على تفويض مثل هذه المهام.
مخطط جانت
طريقة جيدة لتصور ما هو مخطط لإنشاء مخطط جانت. يتألف جوهر الطريقة في بناء الممرات التي تعرض المهام الفردية ، متبوعة بوضعها على طول المحور الزمني. واقترح استخدام مخططات الأعمدة (الرسوم البيانية) لتنفيذ خططهم من قبل مهندس أمريكي ومتخصص في الإدارة العلمية - هنري لورانس جانت.
تعمل هذه الطريقة بالإضافة إلى التقنيات الأخرى ، مما يسمح لك بمراقبة جميع مراحل تنفيذ المشروع بشكل مرئي ، وكذلك فهم مدى فعالية الجهود المبذولة.
تخطيط SMART
إنها تشير إلى مجال تحديد الأهداف ، لكن بدون أهداف محددة بشكل صحيح ، فإن الخطة الجيدة مستحيلة. وفقًا لهذه التقنية ، يجب تحليل جميع الأهداف وفقًا للمعايير الأساسية:
- محددة - ملموسة
- قابلة للقياس ؛ قابلة للقياس ؛
- قابلة للتحقيق - إمكانية الوصول
- ذات الصلة - المقارنة مع المهام الأخرى ؛
- مقيدة بزمن محدد - محدودة الوقت.
إذا كان الهدف يلبي هذه المتطلبات ، فإن تطوير الخطة لن يسبب صعوبات جدية ، حيث سيتم وضع النجاح في بداية هذا العمل.
تقنية GTD
الطريقة الأصلية التي طورها الخبير الأمريكي ومستشار إدارة الوقت ديفيد آلن. اختصار GTD يعني "جلب الأشياء حتى الانتهاء". توفر هذه التقنية خوارزمية واضحة من الإجراءات لتنظيم حياتك. تبدأ التوصيات بالتنظيم الصحيح لمكان العمل. في المستقبل ، من الضروري تبسيط كل ما تبذلونه من الشؤون والخطط ، وجعل القوائم باستخدام جدولة التقويم:
- تغطي الإجراءات التالية المدى القريب ؛
- المشاريع - المهام التي يتم تنفيذها لفترة طويلة ؛
- مؤجل - قسم السلطة المفوض إلى شخص ما ؛
- غير إلزامي - أمور غامضة لبعض الوقت.
وفقا لطريقة GTD ، من أجل التخطيط الناجح ، من الضروري الإجابة عن الأسئلة التالية:
- ما الهدف الذي يجب تحقيقه؟
- كيف سيتم تنفيذها؟
- ما هو الطريق للتحرك لتحقيقه؟
وبعد تبسيط مهامهم والإجابة على الأسئلة المدرجة ، يصبح من الأسهل على الشخص وضع خطة عمل مناسبة وتنفيذها.
ما هو خطأ التخطيط؟
مهما كانت الخطة لا تشوبها شائبة ، على أي حال ، لا يمكن التأمين ضد الأخطاء. يكمن جوهرها في اتباع نهج مفرط في التفاؤل للتنبؤات. المثال اللافت للنظر هو العمل الذي يستغرق ساعة ونصف ، بدلاً من المخطط 60 دقيقة. تخضع كل من الخطط الفردية والجماعية لأخطاء مماثلة.
الأسباب الرئيسية للأخطاء:
- عدم كفاية استخدام الخبرة السابقة ؛
- الميل إلى نقل الرغبة إلى الواقع ؛
- الميل لمجادلة التأخير في الماضي فقط من العوامل الخارجية ؛
- عدم دقة في تقييم وتصور الوقت ؛
- الموقف السطحي للمهمة.
بالإضافة إلى إضاعة الوقت ، فإن الأخطاء في الخطط مشحونة بخسائر في الموارد المالية أو الإنتاجية ، أو حتى تنفيذ المهمة موضع تساؤل. لذلك ، يوصى بوضع "احتياطي" محدد من الوقت والجهد في أي خطة ، مما يسمح لك بالمناورة في حالة حدوث ظروف غير متوقعة أو تعديل المهام.
بغض النظر عن مدى جدية المهمة ، فإنها تتطلب خطة لتنفيذها. بغض النظر عن النطاق سيكون ، على أي وسائل الإعلام سيتم تسجيلها. الشيء الرئيسي هو تلبية جميع المتطلبات اللازمة لإعداده ، بما في ذلك التنبؤ بالجهود والموارد اللازمة. هناك العديد من الطرق للقيام بذلك ، لذلك يجب عليك قراءة كل واحد بعناية من أجل اختيار واحد يناسب بشكل فردي.
